Les réponses à vos questions avant de commencer.
Audit seul : oui. Logiciel seul : oui. L'Accompagnement comprend nécessairement un Audit initial et le Logiciel 8ème Jour.
8ème Jour & le notariat
Connaissez-vous réellement le fonctionnement des études notariales ?
Oui. 8ème Jour s'adresse exclusivement aux études notariales. Son fondateur, Étienne Calleau, possède neuf ans d'expérience dans cet écosystème et a visité plus de 1 500 études.
Êtes-vous indépendant des fournisseurs ?
Oui. 8ème Jour ne perçoit aucune commission ni rétrocommission. Notre seul client est l'étude notariale et nous agissons uniquement dans son intérêt.
Faut-il changer de prestataire pour faire des économies ?
Non. Un fournisseur qui donne satisfaction peut être conservé. Nous cherchons d'abord à clarifier le besoin, ajuster le contrat et renégocier lorsque cela est pertinent.
Intervenez-vous partout en France ?
Oui. 8ème Jour est basé à Paris et intervient auprès des études en France métropolitaine et dans les DOM-TOM.
Quelle différence entre l'Audit, l'Accompagnement et le Logiciel 8ème Jour ?
L'Audit établit un diagnostic et un plan d'action. L'Accompagnement ajoute la mise en œuvre et le suivi humain dans la durée. Le Logiciel permet de centraliser et piloter les contrats, échéances, équipements et actions en autonomie.
L'audit des contrats fournisseurs
Quels contrats fournisseurs auditez-vous ?
Quatre familles sont couvertes : informatique et équipements ; logiciels métiers et abonnements ; assurances et protection sociale ; services généraux et fonctionnement. Le périmètre peut être global ou ciblé.
Comment optimiser les coûts fournisseurs d'une étude notariale ?
Il faut d'abord regrouper les contrats et factures, vérifier les usages réels, repérer les doublons et les services inutilisés, puis comparer et renégocier les conditions au bon moment. L'audit fournisseurs structure cette analyse avant toute décision.
Que devons-nous préparer pour l'audit ?
Une extraction du grand livre, les contrats et avenants, les factures des 12 à 24 derniers mois ainsi que les conditions générales utiles. Une checklist détaillée est fournie au démarrage.
Combien de temps prend un audit ?
La durée dépend du nombre de collaborateurs, de sites et de familles analysées. Un audit complet mobilise généralement plusieurs journées de travail, en préparation, sur site et après la visite.
Que recevrons-nous à la fin ?
Une cartographie des contrats et équipements, une synthèse, des recommandations par famille, un plan d'action priorisé et un rétroplanning. Les données sont également organisées dans l'espace de pilotage.
L'audit couvre-t-il le logiciel de rédaction d'actes et la comptabilité ?
Le diagnostic standard n'intègre pas le changement de ces logiciels structurants. Une mission dédiée peut être proposée aux études clientes.
L'audit convient-il à une petite étude ou à un multi-office ?
Oui. Le périmètre et la charge sont ajustés à la taille et à l'organisation. Les outils permettent aussi une analyse consolidée de plusieurs offices.
L'accompagnement & les négociations
Que faites-vous après l'audit ?
Nous pouvons mettre en œuvre le plan d'action : suivi des échéances, consultations, comparatifs, négociations, préparation des résiliations et comptes rendus réguliers.
Comment éviter la reconduction tacite d'un contrat fournisseur ?
Les dates d'échéance et les délais de préavis doivent être centralisés, puis suivis suffisamment tôt pour décider de renouveler, renégocier ou résilier. 8ème Jour organise ces alertes et prépare les arbitrages avant la fermeture de la fenêtre de préavis.
Pouvez-vous négocier directement avec nos prestataires ?
Oui, dans le cadre défini avec l'étude. Nous menons les échanges, faisons préciser les engagements et remettons une synthèse au décisionnaire. L'étude conserve toujours la décision finale.
L'accompagnement est-il forcément avec engagement ?
Non. Des modalités avec ou sans engagement peuvent être proposées selon le périmètre et le fonctionnement souhaité.
Peut-on commencer par un seul contrat ?
Oui. Une intervention ciblée permet de tester la méthode ou de traiter une urgence avant d'envisager un périmètre plus large.
Le logiciel de gestion des contrats
À quoi sert un logiciel de pilotage des contrats fournisseurs ?
Il centralise les contrats, documents, fournisseurs, équipements, échéances et actions. L'objectif est d'éviter les informations dispersées et d'anticiper les décisions avant les reconductions.
La plateforme remplace-t-elle un logiciel métier notarial ?
Non. Elle complète vos logiciels métiers en organisant le pilotage de l'environnement fournisseurs : contrats, abonnements, matériels, documents, besoins et consultations.
Peut-on utiliser le logiciel sans audit ni accompagnement ?
Oui. La plateforme est disponible de façon autonome. Elle peut également être associée à l'audit et à l'accompagnement pour disposer de données initiales structurées et d'un suivi délégué.
Comment le logiciel aide-t-il à suivre les échéances et préavis ?
Une frise et des alertes permettent de visualiser les fenêtres de préavis, les dates de fin de contrat et les fins de garanties afin de préparer les arbitrages en amont.
Le logiciel est-il adapté aux études multi-offices ?
Oui. Une vue consolidée donne les indicateurs essentiels de l'ensemble des études, puis permet d'accéder au détail de chaque office.
Peut-on comparer des offres fournisseurs dans la plateforme ?
Oui. L'étude peut formaliser son besoin, consulter des fournisseurs et rapprocher les propositions sur une base commune pour faciliter la comparaison et la décision.
Les collaborateurs peuvent-ils être impliqués ?
Oui. Des sondages permettent de recueillir leurs usages et leur satisfaction. Ils peuvent aussi exprimer leurs besoins en fournitures depuis une interface dédiée.
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